Informasjons-referansedokumenter i kontorarbeid av bedrifter. Deres formål og funksjoner

Informasjonsreferansedokumenter er den viktigste komponenten av moderne kontorarbeid. Det er de som ofte etterfylles av korrespondanse av institusjoner og bedrifter av enhver form for eierskap.

Betydning og funksjoner

Informasjons- og referansedokumenter i utgangspunktetspille en hjelpeformidler rolle i forhold til andre verdipapirer i personellpolitikken. De er ikke obligatoriske og inneholder ikke instruksjoner, men gir bare informasjon om den aktuelle situasjonen i bedriften, de rapporterer informasjon som danner grunnlag for å ta avgjørelser og utarbeide ordrer. Informasjonsreferansedokumenter har en særegen egenskap, som består i retningsstyring i kontrollsystemet fra bunnen av, dvs. fra ordinær spesialist til instituttleder, fra hodet til vicedirektøren eller direkte til generaldirektøren. Men det er unntak, for eksempel korrespondanse (servicebrev, telegram, e-post, etc.) tjener til å utvikle kommunikasjon mellom ansatte med samme plikter.

Klassifisering etter art

Referanse- og informasjonsdokumenter har mangevarianter, de inkluderer: referanser og rapporter, sammendrag, handlinger og vurderinger, forklarende notater og brev, telegrammer og telefonmeldinger. Deres adressat kan være både internt og eksternt. så:

• Hjelp dokumentasjon omfatter papirer som har individuell karakter, som er utstedt av ad hoc spørring og bekymring bare én ansatt;

• Rapportering og referanse bestemmes av spesifikk periodikk av bestemmelsen av adressaten og tilgjengeligheten av visse standardskjemaer, frekvensen kan være kvartalsvis, årlig, ukentlig;

• Analytisk utstedes både på individuell (en gang) og på periodiske (vanlige) forespørsler, har en konsolidert karakter, tjener til å samle generell informasjon.

Dokumentforening

Sammensetning, struktur og rekkefølge av registreringInformasjonsadministrasjon er bestemt for hver enkelt bedrift i personopplysningsreglene. Men det er også nødvendig å bringe alle dokumentene til en viss enhetlighet i sammensetning og form. Dokumentforening er etablering av en optimal ensartethet av formatet, sett og fikseringsdetaljer. Unified er forretningspapir opprettet etter enhetlige standarder og regler, som inneholder all nødvendig informasjon for å ta beslutninger. Informasjons- og referansedokumenter er ikke unntak og er også underlagt standardisering. Enhet er nødvendig for å forenkle og forbedre kvaliteten på arbeidet med dokumenter, strømlinjeforme prosessen med å finne dem, forberede og utføre, skrive skjemaer, redusere prosessens kompleksitet og utvikle progressive metoder, samt redusere listen som brukes. Veiledning om organisering og kontroll av forening er tilordnet hovedorganisasjonen for koordinering og styring av DDD og OKTEI.