Hvordan skal dokumentene registreres hos bedriften?

Hva er registrering av dokumenter og hva trenger organisasjonen? La oss svare på dette spørsmålet i rekkefølge: først - "hva", og da allerede - "for hva".

Så, denne prosessen er en fiksering av kvitteringen eller opprettelsen av et dokument.

I løpet av det er det en spesiellindekser direkte på papiret opprettet eller mottatt av organisasjonen. Men dette er bare halvparten av prosedyren. Den andre delen - innføring av relevant informasjon om "nykommeren" i et spesielt registreringsskjema. Indeksen består vanligvis av flere deler. For det første er det et serienummer. Det kan suppleres med indekser av utøvere, nomenklatur av tilfeller, klassifiserer mottakere og så videre. Komponentene kan ordnes i forskjellige sekvenser. Den første, for eksempel, kan gå nummer, da - nomenklaturindeksen, og klassifiseringen som brukes kan angis i slutten. Men den omvendte sekvensen er mulig. Tilstedeværelsen av spesielle tall som inneholder også bokstavskombinasjoner kjennetegnes ved registrering av bestanddeler.

Det må sies at i virksomheten eller firmaet må en global registrering av dokumenter gjennomføres. Det vil si at alle forretningsdokumenter, både innkommende og utgående, må registreres.

Deretter skal det bemerkes at registrering av organisasjonens dokumenter må oppfylle følgende krav:

• En gang - noen mottatt eller opprettetDokumentasjonen er kun fastsatt en gang. Hvis vi snakker om interne bestillinger, så fra avdeling til avdeling reiser de med nummeret (indeksen) tildelt i begynnelsen. Denne regelen gjelder også for offisiell korrespondanse og for ordre av alvorlige sjefer.
• Aktualitet - her menes det atRegistrering av verdipapirer mottatt fra utsiden utføres på mottaksdagen. Hvis vi snakker om interne bestillinger, instruksjoner eller instruksjoner, så kan de rettes på det faktum at de ansvarlige medarbeiderne signerer (maksimum - neste dag).
• Separasjon - for hver type forretningspapir finnes det personlig fiksering (innkommende, utgående, ordre, notater, protokoll fra møtet, ordre og så videre).
• Enhetlighet - regnskap utføres alltid etter de samme regler. I dette tilfellet spiller ikke registreringsskjemaet ut.
• fullstendighet av essensen - ved å legge inn data i registreringsskjemaet du ønsker å vise så mye informasjon i den. Spesielt når det gjelder innholdet i et dokument.

I tillegg bør fiksering av alle papirer i selskapet gjennomføres innen ett år (kalender).

Og nå er det på tide å svare på spørsmålet:"for hva?" Registreringen av dokumenter som brukes i organisasjoner gjør det mulig å løse en rekke oppgaver. La oss vurdere det mest levende eksemplet. Hvis du tar og analyserer serienumre ved slutten av et kalenderår, kan du spore veksten i dokumentflyten. Denne informasjonen kan medføre legitime krav fra sekretæren om å heve sin lønn (som et alternativ - å øke antall ansatte i sekretariatet).